Tu primer agente en Copilot Studio con SharePoint: que responde con los documentos de tu empresa y cita de dónde sale cada dato

Vas a crear un agente en Copilot Studio que responde a las preguntas de tu equipo con los documentos de un sitio de SharePoint, enlaza el documento del que sale cada respuesta y dice que no lo sabe cuando la respuesta no está ahí. Con el sitio ya preparado, el montaje y las primeras pruebas caben en una sesión de trabajo de alrededor de una hora.

El ejemplo de esta guía es un agente de consulta del manual del empleado de una empresa de ejemplo, pero sirve igual para procedimientos de calidad, normativa interna o documentación de soporte.

Antes de empezar

• Acceso a Copilot Studio. Necesitas una suscripción de Copilot Studio o la prueba gratuita, que se activa con una cuenta de trabajo o de centro educativo (no personal). Con la prueba puedes crear y probar el agente en el panel de prueba, pero no publicarlo. La guía usa la orquestación generativa, que no está disponible en el plan de Copilot Studio para Teams incluido en algunas suscripciones de Microsoft 365 (requisitos y prueba).
• Un sitio de SharePoint con contenido útil. Documentos de Word, PowerPoint o PDF, o páginas modernas. Tú y quienes vayan a usar el agente necesitáis, como mínimo, permiso de lectura sobre ese sitio.
• Archivos sin cifrar y de tamaño razonable. Si en tu inquilino nadie tiene licencia de Microsoft 365 Copilot, el agente solo puede usar archivos de SharePoint de menos de 7 MB. Los archivos protegidos con etiquetas de confidencialidad que cifran, con doble clave o con contraseña aparecen como listos, pero el agente no puede leerlos.
• Cinco o seis preguntas reales cuya respuesta sepas que está en los documentos, y dos o tres cuya respuesta no esté. Las usarás en el paso 6.

Ojo: antes de conectar nada, abre el sitio en SharePoint, busca una palabra poco común de uno de los documentos y comprueba que aparece en los resultados. El agente se apoya en la búsqueda de Microsoft 365: si SharePoint no lo encuentra, el agente tampoco.

Paso 1. Entra en Copilot Studio con el arnés estándar

Copilot Studio tiene varios arneses (el motor que ejecuta el agente). Esta guía usa el arnés estándar, pensado para agentes con respuestas predecibles, justo lo que pide una consulta de documentos.

1. Entra en copilotstudio.microsoft.com con tu cuenta de trabajo.
2. Abre la experiencia del arnés estándar. Según cómo te aparezca la página de inicio, desactiva el interruptor New experience (y cierra el panel Feedback con Submit), selecciona Other ways to build o, en el menú de los tres puntos (…) de la parte inferior de la barra lateral, elige Open classic experience.
3. Si trabajas con varios entornos de Power Platform, cambia al entorno donde quieras crear el agente.

Cómo saber que ha ido bien: ves la página Home del arnés estándar y, en la barra lateral, la página Agents.

Paso 2. Crea el agente

Puedes describir el agente con tus palabras y dejar que Copilot Studio proponga nombre, descripción e instrucciones, o crearlo en blanco. Para un primer agente recomiendo crearlo en blanco: así sabes exactamente qué instrucciones lleva.

1. Antes de crear nada, elige el idioma: el idioma principal no se puede cambiar después. En la página Agents, selecciona Create blank agent, escribe el nombre, abre Advanced settings, elige el idioma principal (por ejemplo, español) y selecciona Create. Si prefieres la página Home, el idioma se cambia con el icono del engranaje del cuadro de descripción (Agent settings, Update) antes de crear el agente.
2. Se abre la página Overview del agente. En la sección Details, selecciona Edit y pon: - Nombre (máximo 42 caracteres): por ejemplo, Asistente del manual del empleado. - Descripción (máximo 1.024 caracteres): para qué sirve y para quién.
3. Selecciona Save.

Cómo saber que ha ido bien: el nombre y la descripción aparecen en la sección Details de Overview.

Paso 3. Añade el sitio de SharePoint como conocimiento

1. En Overview o en la página Knowledge, selecciona Add knowledge.
2. En la sección Featured, elige SharePoint. Hay otra opción SharePoint dentro de la sección de subir archivos: esa sirve para cargar archivos o carpetas sueltos, no para conectar un sitio.
3. Copia la dirección del sitio o de la carpeta desde la barra del navegador y pégala sin https://, por ejemplo contoso.sharepoint.com/sites/RRHH. Si quieres añadir varias direcciones, sepáralas con Mayús + Intro.
4. Escribe un nombre y una descripción detallada de qué contiene esa fuente. Con la orquestación generativa, el agente usa esa descripción para decidir cuándo consultarla, así que no la dejes en blanco.
5. Selecciona Add to agent.

El agente busca en la dirección que registras y en lo que cuelga de ella, nunca en carpetas superiores ni en otros sitios. Apunta a la carpeta con los documentos buenos, no a la raíz de la intranet.

Cómo saber que ha ido bien: la fuente aparece en la lista de la página Knowledge con su nombre.

Paso 4. Escribe instrucciones que obliguen a citar

En la sección de instrucciones de Overview (Instruction), selecciona Edit, escribe las instrucciones (máximo 8.000 caracteres) y selecciona Save. Un punto de partida que puedes adaptar:

Eres el asistente del manual del empleado de la empresa.
Respondes en español, de forma breve y clara, solo con la información de los
documentos de SharePoint que tienes como conocimiento.
Incluye siempre una cita en el texto al documento del que sale cada afirmación.
Si la respuesta no está en los documentos, dilo y sugiere preguntar al
departamento de Personas. No supongas ni completes con conocimiento general.
Si la pregunta es ambigua, pide una aclaración antes de responder.

Dos detalles que marcan la diferencia, según la documentación de Microsoft:

• Pedir explícitamente la cita ayuda a que el modelo la incluya de forma más constante.
• Evita instrucciones que choquen con las citas, como "responde solo en JSON" u "omite las referencias": pueden eliminar las marcas de cita que el agente necesita.

Cómo saber que ha ido bien: las instrucciones se guardan sin aviso de límite de caracteres.

Paso 5. Limita el agente a tus documentos

Según cómo esté configurado, un agente puede completar respuestas con el conocimiento general del modelo o con la web. Para un agente de consulta interna, lo normal es cortarlo:

1. En la sección Knowledge de Overview, desactiva Web Search.
2. Abre Settings y ve a Generative AI. En la sección Knowledge, desactiva Allow ungrounded responses (en algunas páginas de la documentación aparece como Use general knowledge). Con esta opción apagada, el agente bloquea cualquier respuesta de un turno en el que no haya consultado una fuente o herramienta, y solo da una respuesta basada en tus documentos si incluye la cita.
3. Guarda los cambios. Estas dos opciones necesitan la orquestación generativa, que viene activada por defecto: no la desactives.

Cómo saber que ha ido bien: tras guardar, Web Search aparece desactivado en Overview y Allow ungrounded responses aparece desactivado en Settings › Generative AI.

Ojo: apagar Allow ungrounded responses no garantiza al cien por cien que el modelo no mezcle conocimiento general con lo que encuentra, y a veces hace que una pregunta de seguimiento ("¿y eso vale también para…?") se quede sin respuesta. Por eso las pruebas del paso siguiente son imprescindibles.

Paso 6. Prueba con preguntas que sí y que no están

1. Si el panel Test your agent está oculto, ábrelo con Test en la parte superior de la página.
2. Haz las preguntas cuya respuesta está en los documentos. Comprueba en cada respuesta que: - el contenido coincide con el documento; - aparece la cita y, al abrirla, lleva al documento correcto.
3. Haz las preguntas cuya respuesta no está. El agente no debe inventar: lo normal es que responda con su mensaje de reserva. Si una respuesta que sí está en los documentos sale así, repite la pregunta: a veces el modelo no incluye la cita y el agente la retiene.
4. Con la orquestación generativa verás el mapa de actividad con el plan del agente en cada turno: te dice si ha consultado la fuente de SharePoint o no.
5. Cada vez que cambies instrucciones o fuentes, usa el icono Reset de la parte superior del panel para empezar una conversación limpia antes de volver a probar.

Cómo saber que ha ido bien: todas las preguntas con respuesta en los documentos vuelven con cita correcta y las que no tienen respuesta reciben un "no lo sé" en lugar de una invención. Las que fallen suelen arreglarse con la descripción de la fuente, las instrucciones o el propio documento.

Errores típicos y cómo evitarlos

Siguientes pasos

Con este agente tienes la base del conocimiento. Lo siguiente es que el agente haga cosas: lanzar un flujo de aprobación, recoger datos con un tema estructurado o publicarse en Teams con autenticación, y someterlo a un conjunto de pruebas antes de abrirlo a todo el equipo. Todo eso se trabaja en el curso de agentes de IA en Copilot Studio, donde se construye un asistente de RRHH completo. Si tu equipo trabaja sobre todo en Word, Excel y Teams, quizá le encaje antes el curso de Microsoft 365 Copilot. Y si quieres esta formación adaptada a vuestros documentos, puedes pedir la formación para tu equipo.

Eneko Cid · formador de Automatekit Academy

Consultor, desarrollador y formador en automatización de procesos e inteligencia artificial. LinkedIn · enekocid.com