Al terminar sabrás elegir el tipo de aprobación que necesita tu proceso, qué hacer con la respuesta y cómo evitar que una solicitud sin contestar deje el flujo esperando semanas. Se explica con un ejemplo de solicitud de vacaciones, el mismo caso que usa la documentación de Microsoft.
Antes de empezar
- Una licencia que permita crear flujos. El conector de aprobaciones es estándar, así que basta con cualquier licencia que dé acceso a Power Automate y a los conectores estándar: Power Automate, Office 365 o Dynamics 365 con Power Automate incluido.
- Una base de datos de Dataverse en el entorno: las aprobaciones se guardan ahí. En el entorno predeterminado se crea sola.
- Para el ejemplo, una lista de SharePoint Online con las columnas Title (texto), Start Date y End Date (fecha y hora), Comments (texto), Approved (Sí/No) y Manager Comments (texto), y cuentas de Office 365 Outlook y Office 365 Users.
- Un flujo de nube automatizado que empiece con el disparador When an item is created de SharePoint sobre esa lista.
Qué es una aprobación en Power Automate
Una aprobación es un paso del flujo en el que una o varias personas deciden. Entre las acciones del conector de aprobaciones están Start and wait for an approval, Create an approval y Wait for an approval.
| Acción | Qué hace |
|---|---|
| Start and wait for an approval | Crea los registros en Dataverse, envía las notificaciones y bloquea la ejecución del flujo hasta que se cumplen los criterios de aprobación o la acción agota su tiempo. |
| Create an approval | Crea los registros y envía las notificaciones, pero no bloquea el flujo. Las respuestas, los aprobadores y los comentarios no están disponibles como salidas para los pasos siguientes. |
| Wait for an approval | Espera a que se complete una aprobación indicada y recoge las respuestas, los aprobadores y los comentarios. |
Para empezar rápido, Microsoft propone Start and wait for an approval: el flujo se pone en marcha y espera la respuesta de los aprobadores antes de terminar la ejecución. La documentación usa la pareja Create an approval + Wait for an approval para añadir pasos entre la creación y la espera; por ejemplo, guardar en SQL o Dataverse quién era el aprobador en el momento de la solicitud.
Tipos de aprobación
El tipo se elige en el campo Approval type de la acción. Lo que cambia entre ellos es cuántas personas tienen que responder, en qué orden y qué respuestas pueden dar.
| Tipo | Cómo funciona |
|---|---|
| Approve/Reject - Everyone must approve | Cada aprobador elige Approve o Reject. Hace falta la respuesta de cada uno. Las acciones siguientes se ejecutan cuando todos han respondido o cuando hay un solo rechazo. |
| Approve/Reject - First to respond | Cada aprobador elige Approve o Reject. La aprobación o el rechazo de cualquiera completa la solicitud. |
| Custom Responses - Wait for all responses | Tú defines las opciones entre las que eligen los aprobadores. Todos tienen que responder. |
| Custom Responses - Wait for one response | Tú defines las opciones. La respuesta de cualquier aprobador completa el proceso. |
| Sequential approval | Se pide a un aprobador cada vez, en un orden fijo. Cada uno tiene que responder antes de que la solicitud pase al siguiente. |
Dónde responde el aprobador
Quien recibe la solicitud puede responder desde el correo de Outlook, desde una tarjeta adaptable de Microsoft Teams o desde el centro de acciones de Power Automate, si tiene una licencia de Power Automate o una de Office 365 o Dynamics 365 con Power Automate incluido. También desde la app de Power Automate en el móvil.
Las solicitudes pendientes aparecen en Power Automate, en Action items > Approvals, pestaña Received.
Paso 1. Elige el tipo y los aprobadores
Añade la acción Start and wait for an approval después del disparador y rellena:
- Approval type: el tipo de la tabla anterior.
- Title: un título que se entienda en la notificación, por ejemplo «Solicitud de vacaciones».
- Assigned to: el correo de quien aprueba. Para varias personas, sepáralas con punto y coma (
;). - Details: lo que el aprobador necesita para decidir sin abrir nada más. Con el icono del rayo insertas como contenido dinámico los valores del elemento de la lista, como la fecha de inicio y la de fin. Admite formato Markdown.
Criterio de formador: en los cursos elijo el tipo con dos preguntas. ¿Basta con que decida una persona o tienen que decidir todas? ¿Importa el orden? Y escribo Details pensando en quien aprueba desde el móvil: que no tenga que buscar el dato en otro sitio.
Cómo saber que ha ido bien: pon solo tu correo en Assigned to, guarda el flujo y crea un elemento de prueba en la lista. Te tiene que llegar la solicitud y tienes que verla en Action items > Approvals, pestaña Received.
Paso 2. Decide qué hace el flujo con la respuesta
Esta condición, como la del tutorial de Microsoft, es para un solo aprobador en Assigned to. Debajo de la aprobación, añade una acción Condition (de Control):
- En el primer valor, el contenido dinámico Responses Approver response.
- Como operador, is equal to.
- En el segundo valor, escribe
Approve, exactamente así: distingue mayúsculas y minúsculas.
En la rama True van las acciones de la aprobación:
- Send an email (V2) a quien pidió las vacaciones. En To, su correo (el tutorial de Microsoft usa el valor dinámico Created By Email). En el cuerpo puedes incluir Responses Approver name y Responses comments para que sepa quién decidió y por qué.
- Update item de SharePoint. Rellena los campos obligatorios (Site Address, List Name, Id y Title) y pon Approved a Sí.
En la rama False, las mismas acciones para el rechazo, con Approved a No.
Cómo saber que ha ido bien: guarda el flujo, crea otro elemento de prueba y responde a su solicitud con Approve. Te tiene que llegar el correo de la rama True y el elemento tiene que quedar con Approved a Sí. Repite con Reject y comprueba la rama False.
Paso 3. Pon un tiempo de espera y una rama para cuando nadie responde
Una ejecución de Power Automate dura como máximo 30 días, y ese plazo incluye los pasos pendientes, como las aprobaciones. Pasados los 30 días, los pasos pendientes agotan su tiempo. La referencia de errores de Microsoft recomienda poner siempre un tiempo de espera explícito en las acciones de aprobación y añadir una rama para cuando no hay respuesta.
- Abre la configuración (Settings) de Start and wait for an approval y escribe en Timeout una duración en
formato ISO 8601. Por ejemplo,
PT5Mson 5 minutos. - Añade una rama paralela a la Condition: selecciona la flecha que va de Start and wait for an approval a la Condition, después el signo más que aparece y Add a parallel branch.
- En esa rama, añade una acción que avise a quien pidió las vacaciones de que la solicitud no ha tenido respuesta. En su configuración de Run after, marca solo has timed out para la acción de aprobación.
Con Run after decides qué pasa cuando la acción anterior falla, agota su tiempo, se omite o termina bien. Así el flujo tiene un camino para el caso de que nadie conteste.
Criterio de formador: el plazo lo marca el proceso, no la herramienta. Unas vacaciones que se piden con dos semanas de margen no pueden esperar 30 días a que alguien responda.
Cómo saber que ha ido bien: guarda el flujo con un tiempo corto, como PT5M, envía una solicitud de prueba a tu
propio correo y no la contestes. Pasado ese tiempo te tiene que llegar el aviso. Después, pon el plazo real.
Errores típicos y cómo evitarlos
| Síntoma | Por qué pasa | Qué hacer |
|---|---|---|
| Una acción de aprobación termina con el error ActionTimedOut | La acción ha superado el tiempo de espera configurado y se ha cancelado. Una de las causas que da Microsoft es la acción Wait for an approval con un plazo que ya ha pasado. | Revisa el valor de Timeout en la configuración de la acción y añade la rama de Run after con has timed out del paso 3. |
| La aprobación termina con el error OperationTimedOut | Entre las causas que da Microsoft está una aprobación sin plazo que llega al límite de 30 días de la ejecución. | Pon un Timeout explícito en la acción. |
| La aprobación con respuestas personalizadas falla al enviarla a mucha gente | Según Microsoft, las aprobaciones con respuestas personalizadas pueden fallar si se envían a muchas personas con el tipo «Everyone must approve», por los límites de tamaño de datos del campo de resultados. | Envíala a menos personas. |
Siguientes pasos
Con la aprobación funcionando, lo siguiente es combinarla con variables, condiciones y expresiones para que el flujo tome decisiones más finas. Eso se trabaja en el curso de Power Automate e IA Builder, dentro del módulo de lógica avanzada. Si quieres que tu equipo aprenda a diseñar sus propios flujos de aprobación, puedes pedir la formación para tu equipo.
Preguntas frecuentes
¿Puede aprobar alguien de fuera de mi organización?
Sí, si lo invitas como usuario invitado de Microsoft Entra. Pero los invitados no pueden aprobar desde el correo de Outlook. Tienen que entrar en el portal de Power Automate para responder.
¿Puedo mandar la solicitud con mi propio correo en lugar del de Power Automate?
Puedes enviar tu propio correo con un enlace a la aprobación, pero desde ese correo no se puede aprobar ni rechazar. Los correos de aprobación salen siempre de una cuenta de correo estándar y, por seguridad, solo desde esos se puede responder directamente.
¿Qué pasa con el correo de la solicitud cuando la aprobación ya se ha completado?
En los clientes de correo modernos, Power Automate actualiza el correo para indicar que la solicitud ya se ha completado. Así el aprobador no tiene que preguntarse si sigue haciendo falta.
¿Qué necesito para usar aprobaciones por primera vez en un entorno que no es el predeterminado?
La primera vez que se usa el conector de aprobaciones en ese entorno se crea automáticamente una base de datos, y quien ejecuta el primer flujo de aprobación tiene que tener un rol de administrador en el entorno. Puede tardar unos minutos en completarse.
Fuentes consultadas
- https://learn.microsoft.com/en-us/power-automate/get-started-approvals
- https://learn.microsoft.com/en-us/power-automate/modern-approvals
- https://learn.microsoft.com/en-us/power-automate/parallel-modern-approvals
- https://learn.microsoft.com/en-us/power-automate/approve-reject-requests
- https://learn.microsoft.com/en-us/troubleshoot/power-platform/power-automate/approvals/differences-between-flow-approval-actions
- https://learn.microsoft.com/en-us/connectors/approvals/
- https://learn.microsoft.com/en-us/power-automate/limits-and-config
- https://learn.microsoft.com/en-us/power-automate/error-reference
- https://learn.microsoft.com/en-us/power-automate/guidance/coding-guidelines/error-handling
Eneko Cid · formador de Automatekit Academy
Consultor, desarrollador y formador en automatización de procesos e inteligencia artificial. LinkedIn · enekocid.com